Registrierkassenpflicht

Inhaltsverzeichnis

• Allgemeines zur österreichischen Steuerreform und Belegerteilungspflicht ab 2016
  • Aufzeichnung von Umsätzen
  • Belegerteilungspflicht
  • Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Belegerteilungspflicht
• Registrierkassenpflicht
  • Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
    • Kalte-Hände-Regelung
    • Mobile Gruppen
    • Beendigung der betrieblichen Tätigkeit 2016
  • Aufzeichnungspflichtige Vorgänge und Ausnahmen
    • Durchlaufposten
    • Weitere Regelungen

In der österreichischen Steuerreform 2016 wurden Neuerungen in Bezug auf die Aufzeichnung von Geschäftsfällen, die Belegerteilungspflicht und die Registrierkassenpflicht beschlossen. Bis auf wenige Ausnahmen gelten die Neuerungen ab dem 1. Jänner 2016. Die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gelten ausschließlich für Unternehmer.

Laut Einzelaufzeichnungspflicht müssen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben laufend erfasst werden. Seit 1. Jänner 2007 sind Bareinnahmen und -ausgänge grundsätzlich täglich einzeln aufzuzeichnen. Der Tagesumsatz konnte durch Kassasturz ermittelt werden, vorausgesetzt, der Nettoumsatz je Betrieb überstieg die Grenze von € 150.000,- nicht. Ab 1.1.2016 wurde diese Grenze verändert. Gemäß dem Beschluss des Nationalrates müssen ab 1.1.2016 Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln erfassen. Ein Kassasturz, wie ihn Unternehmen bis € 150.000,- Jahresumsatz machen dürfen, ist ab dem kommenden Jahr grundsätzlich nicht mehr zulässig (Ausnahmen bestehen, z.B. Kalte-Hände-Regelung).

Unter „Barumsatz“ werden in diesem Zusammenhang Zahlungen mittels

• Umsätze mit Cash – Bargeld
• Bankomatkarte
• Kreditkarte
• Quick
• Handypayment

angeführt.

Der § 132a BAO verpflichtet den Unternehmer, bei Barzahlung einen Beleg über die Ware/Dienstleistung zu erteilen. Dabei kann der Beleg direkt an der Kassa dem Kunden übergeben werden oder eine elektronische Übermittlung des Belegs erfolgen (E-Mail oder per APP). Ein Fotografieren des Beleges am Kassendisplay durch den Kunden zählt nicht als Erfüllung der Belegerteilungspflicht. Der Beleg hat die Inhalte des § 132a Abs. 3 BAO bzw. ab 1. Jänner 2017 zusätzlich die Erfordernisse laut § 11 RKSV zu beinhalten.

Inhalt eines Beleges ab 1.1.2016

• Bezeichnung des Unternehmens
• Einmalige fortlaufende Belegnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge der Ware oder Dienstleistung
• Handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung

Ab 1.1.2017:

• Ein maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code, OCR-Code oder Barcode), welcher die Belegdaten signiert
• Kassenidentifikationsnummer
• Betrag der Barzahlung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen

Die aufgezeichneten Umsätze sind auf Belegen (jedes Belegformat erlaubt – A4, Bon aus Bondrucker, A3, etc.) dem Kunden auszuhändigen (Belegerteilungspflicht). Dieser hat den Beleg anzunehmen und bis außerhalb des Geschäfts aufzubewahren.

Bei im Gesetz definierten „mobilen Gruppen“ können Belege mittels Paragon und fortlaufender Nummer beim Verkauf erstellt werden. Bei Ankunft am Unternehmensstandort können alle Belege inkl. den jeweiligen Einzelposten in die Registrierkassa eingetragen werden. Die Paragons und der Kassenbeleg müssen gemeinsam aufbewahrt werden. Um sich diesen Aufwand zu ersparen, können mobile Kassensysteme verwendet werden. In diesem Fall kann die Kassensoftware auf mobilen Geräten (zum Beispiel Tablets oder Laptops) installiert werden. Mobile Gruppen sind beispielsweise Ärzte, Masseure, Physiotherapeuten, Fremdenführer, wenn sie beim Kunden im Außendienst tätig sind.

Bis Ende 2015 dürfen Unternehmer Belege mit der Handelsbezeichnung lt. § 132a BAO ausstellen. Die BAO regelt, dass für einen gekauften Blumenstrauß beispielsweise „diverse Schnittblumen“ als Bezeichnung am Beleg genügt. Ab 2016 ist dies nicht mehr so einfach, denn der Kunde kann vom Unternehmer fordern, dass er eine Rechnung nach § 11 UStG ausgestellt haben möchte. Dies bedeutet im Beispiel von vorhin, dass jede Blume extra angeführt werden muss. Die Rechnung muss jede Ware/Dienstleistung extra ausweisen und eindeutig zuordenbar sein.

Darum die Empfehlung: Umstellung der Artikel/Dienstleistungsbezeichnung von BAO hin zu UStG in der Kassa und/oder Warenwirtschaft!

Es drohen Geldstrafen von bis zu € 5.000,- und es erfolgt eine (Umsatz-)Schätzung durch die Finanzbehörde.

Straffrei, wird aber auf die Belegannahmepflicht hingewiesen.

WICHTIG: Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz – egal, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht – ab dem 1.1.2016 (Ausnahme Kalte-Hände Regelung und Vereinsfeste, etc.)

Mit der Steuerreform 2015 wurde die Einführung der Registrierkassenpflicht beschlossen. Diese ist unabhängig von der Belegerteilung-/-annahmepflicht und Einzelaufzeichnungspflicht. Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmer, welche in Summe einen Jahresumsatz von größer gleich € 15.000,- hat und zusätzlich € 7.500,- an Barumsatz generiert. Von Barumsatz in diesem Zusammenhang wird gesprochen, wenn Umsätze mit Cash/Bargeld, Kreditkarten, Bankomatkarten, Handypayment, Quickzahlung generiert werden. Die Grenzen gelten dabei je Betrieb! Dabei ist es unerheblich, wie der Gewinn des Unternehmens ermittelt wird (keine Ausnahme für Pauschalierung).

Die Registrierkassenpflicht startet für Unternehmer im 4. Monat nach Überschreitung beider Grenzen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Unternehmer bereits per 30.9.2015 prüfen, ob sie die beiden Grenzen überschritten haben. Ist dies der Fall, startet die Registrierkassenpflicht bereits per 1.1.2016. Die Pflicht, registrierkassenpflichtig zu werden, ist schnell erreicht, jedoch aus dieser Pflicht wieder herauszufallen ist schwieriger. Es reicht nicht, beide Grenzen zu unterschreiten. Zusätzlich muss absehbar sein, dass die Umsatzgrenzen auch zukünftig nicht mehr überschritten werden. Kann dies nachgewiesen werden, entfällt die Registrierkassenpflicht ab Beginn des Folgejahres. Somit ist die Registrierkassa noch ein weiteres Jahr zu betreiben, um im darauffolgenden Jahr von der Registrierkassenpflicht befreit zu sein.

Dies sind Umsätze, welche auf öffentlichen Plätzen/Straßen erfolgen, Geschäfte von Haus zu Haus oder in nicht festumschlossenen Räumlichkeiten (z.B. Maronibrater bzw. Verkäufe in offenen Verkaufsfahrzeuge/Verkaufsbuden). Diese Unternehmer sind bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,- sowohl von der Registrierkassenpflicht als auch von der Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Somit kann der Tagesumsatz per Kassensturz ermitteln werden. Über einem Umsatz von € 30.000,- ist der Unternehmer registrierkassen-, belegerteilungs-, und einzelaufzeichnungspflichtig. Hier kann eine mobile Lösung verwendet werden oder dem Kunden ein handgeschriebener Kassabon mittels fortlaufender Nummer (z.B. Paragons) übergeben werden. Nach der Rückkehr in den Betrieb sind diese Paragons ohne unnötigen Aufschub an der Kassa nachzuerfassen. Beide Belege sind gemeinsam 7 Jahre aufzubewahren.

Mobile Gruppen sind jene Unternehmer, welche ihre Dienstleistung/Lieferung beim Kunden und somit außerhalb des Geschäftes erbringen (z.B. Ärzte, Hebammen, Nagelpfleger, Masseure). Es dürfen die Barumsätze ebenso mittels Paragon erfasst werden. Es muss somit ein gültiger Beleg ausgestellt werden und nach Rückkehr zum Firmenstandort ist dieser ohne unnötigen Aufschub (also sofort nach Rückkehr) an der Kassa zu erfassen. Beide Belege sind gemeinsam 7 Jahr aufzubewahren.

Im letztgültigen Erlass des Bundesministeriums für Finanzen werden Unternehmer, welche 2016 die Tätigkeit einstellen und einen gültigen Pensionsbescheid vorlegen können, von der Registrierkassenpflicht befreit.

Grundsätzlich gilt die Registrierkassen-, Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflicht für alle Unternehmer, welche über die Grenzen von € 15.000,- und € 7.500,- Barumsatz fallen. Welche Umsätze unter die Regelungen fallen, wurde bereits oben erwähnt.

Der Gesetzgeber hat im kürzlich erschienenen Erlass die Umsätze genauer definiert und exemplarisch Beispiele angeführt:

Ein Geschäftsvorfall oder Geschäftsfall ist ein Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen beeinflusst bzw. verändert. Ein Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in seiner Buchführung lückenlos zu erfassen, um so den finanziellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren. Jeder Geschäftsvorfall wird grundsätzlich mit einem Buchungssatz festgehalten und somit gebucht. Dabei wird stets auf den Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ geachtet.

Neben den erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen sind auch andere Geschäftsvorfälle am Kassensystem zu erfassen. Viele Kassensysteme bieten die Möglichkeit, ein komplettes Kassenbuch an der Kassa zu führen und über eine Schnittstelle an die Buchhaltung zu übermitteln. Diese Ein- und Auszahlungen sind zum Zweck der Kontrolle aufzeichnungspflichtig.

Diese zählen nicht zum Barumsatz und werden nicht zu den in den oben genannten Grenzen addiert. Durchlaufposten sind für Unternehmer beispielsweise Einnahmen, welche im Namen und auf Rechnung eines anderen Unternehmers vereinnahmt werden. Dabei ist dem Kunden offenzulegen, dass der Unternehmer die Einnahmen nicht für sich, sondern für jemand dritten einnimmt. Beispiele dafür sind:

• Ortstaxen/Kurtaxen, wenn die Gemeinde Gläubiger und der Gast Schuldner ist und die Taxe als solche bei der Verrechnung offengelegt wird.
• Stempel- und Gerichtsgebühren, welche vom Parteienvertreter für den Klienten ausgelegt werden
• Vignettengebühr
• Rezeptgebühr
• KFZ-Zulassungsgebühr
• Kautionen
• Protogebühr, welche ein Arzt für den Versand der Befunde an Parteien einhebt
• Lotto-/Totoumsatz bei Trafikanten oder bei lokalen Nahversorgern
• Bestandvertragsgebühr bei Einhebung und Abfuhr an das Finanzamt durch Parteienvertreter

• Spenden – da keine Gegenleistung erfolgt
• Trinkgelder – werden nicht für die Berechnung des Umsatzes herangezogen
• Becherpfand – dieser muss beim Verkauf des Getränks erfasst werden, wird der Becher zurückgegeben, ist dieser Betrag zu stornieren/auszubuchen
• Echte Mitgliedsbeiträge – sind keine Umsätze, da die wechselseitige Abhängigkeit von Leistung und Gegenleistung fehlt
• Echter Schadenersatz – wird als Ersatzleistung gesehen und nicht als Umsatz
• Innenumsätze – Umsätze innerhalb eines Unternehmens sind keine Umsätze im Sinne des UStGs und auch keine Barumsätze
• Nachname/Inkasso – es besteht keine direkte Warenausgabe durch das leistende Unternehmen

Ebenso sind Vorgänge aufzuzeichnen, welche keinen Geschäftsvorgang an sich anstoßen, wie beispielsweise Trainingsbuchungen an der Kassa. Diese sind im Datenerfassungsprotokoll zu erfassen.

Werden von österreichischen Unternehmern im Ausland Barumsätze realisiert, besteht für diese Umsätze keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Umgekehrt, werden von ausländischen Unternehmern Barumsätze in Österreich erwirtschaftet, fallen diese Unternehmer unter die österreichische Registrierkassenpflicht, egal, ob dieser eine Betriebsstätte in Österreich hat. Es gelten die gleichen Barumsatzgrenzen wie für österreichische Unternehmer.

Abschließend ist festzuhalten, dass jeder erfolgswirksame Umsatz festzuhalten ist und bei Barumsätzen an der Kassa zu erfassen ist.