Rechnungswesen 4.0 – die moderne Buchhaltung

Die Buchhaltung ist ein zentrales Element in jedem Unternehmen und stellt für jede Abteilung – je nachdem wie sie geführt wird – nur die allernötigsten oder bei der modernen Buchhaltung optimale, umfassende und aussagekräftige Daten bereit.

Die Anforderungen an das Rechnungswesen steigen laufend, sowohl intern für ein aussagekräftiges Reporting, jedoch auch seitens der Finanzverwaltung.

Eine weitere Herausforderung ist das Finden von qualifiziertem Personal für das Rechnungswesen. Oftmals blockieren automatisierbare Tipparbeiten wertvolle Ressourcen, sodass aus Zeitmangel häufig nur die allernötigsten Daten erfasst werden und nicht in dem Umfang, indem sie für ein aussagekräftiges Reporting benötigt werden würden.

Auch der Jahresabschluss ist in der Regel ein Großprojekt – Konten abstimmen, Jahresbuchungen oder Abgrenzungen erfassen oder vom Vorjahr auflösen, Belege für die Steuerberatungskanzlei zusammenstellen und zusenden sowie vieles mehr.

Die Umstellung auf eine digitale, automatisierte und moderne Buchhaltung ist selbstverständlich auch ein Projekt und bedarf eines gewissen Zeitaufwands – allerdings rechnet sich dieser in sehr kurzer Zeit durch korrekte, automatisiert erstellte Daten mit einem wesentlichen Mehrwert.

Eine schnelle und einfache Möglichkeit Zeit und Kosten zu sparen ist der Import von Bankbuchungen. Die Standardformate für elektronische Kontoauszüge (MT940 bzw. camt.053) können von jeder Bank bereitgestellt und von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden.

Damit entfällt die Tipparbeit, Fehler sowie die Fehlersuche werden vermieden bzw. reduziert und viele Bankbuchungen können automatisch zugeordnet und verbucht werden. Eine automatische Erkennung von Empfänger oder Auftraggeber bzw. den Rechnungsnummern gehört zur Standardfunktionalität während über Importregeln individuelle Zuordnungen ergänzt und automatisiert werden können.

Durch den geringen Zeitaufwand kann die Bankverbuchung tagesaktuell gehalten werden sodass Vertrieb, Kundenservice, Fakturierung und Management jederzeit sehen können, welche Kunden pünktlich zahlen oder wo sich Außenstände sammeln. Ein schnelles und zeitgerechtes Mahnwesen erhöht die Chancen auf die Einbringlichkeit von Forderungen immens, sodass die Kosten für Forderungsausfälle minimiert werden.

Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist mit einer geeigneten Software einfach aufzusetzen, reduziert Kosten sowie Zeitaufwand und bringt viele Vorteile, z.B.:

• Die Rechnungen sind sofort mit dem Eingang zentral im System vorhanden – das Suchen oder Urgieren bei Freigeber:Innen entfällt.
• Die OCR-Erkennung sorgt dafür das die Rechnungsdaten automatisch sofort verfügbar sind, z.B. Lieferant:In, Rechnungsdatum, Summe uvm.
• Die vom OCR erkannte UID kann automatisch auf Gültigkeit geprüft und dokumentiert werden, um den Vorsteuerabzug abzusichern.
• Rechnungsduplikate werden sofort erkannt und verhindern die doppelte Verarbeitung oder sogar Zahlung von Rechnungen.
• Berechtigte Personen können jederzeit die Rechnungen digital einsehen – suchen, kopieren und versenden sind somit nicht mehr nötig.
• Für den Jahresabschluss entfällt die gesamte Bereitstellung und Übermittlung, da der Steuerberatungskanzlei direkter Zugriff gewährt werden kann.

Sobald eine Ausgangsrechnung korrekt erstellt wurde sind in zeitgemäßen Abrechnungsprogrammen automatisch alle zur Verbuchung nötigen Informationen vorhanden wie Debitorennummer, Rechnungsdatum, Beträge, Umsatzsteuer und Erlöskonten (je nach Einrichtung vom Produkt oder der Umsatzsteuer-Zuordnung).

Erfolgen Buchhaltung und Fakturierung im gleichen Programm genügt zur automatischen Verbuchung ein Knopfdruck oder eine entsprechende Automatik-Einstellung.

Erfolgt dies in unterschiedlichen Programmen können die Daten über Standard-csv-Schnittstellen oder XML-Rechnungen (z.B. XML-Formate wie ebInterface, ZUGFeRD, X-Rechnung etc) übertragen werden.

Auch für andere Belegarten lässt sich eine automatisierte oder zumindest digitale Verarbeitung einrichten.

Programme zur Lohnverrechnung verfügen in der Regel über eine Möglichkeit, die Lohnbuchungen in eine Standard-csv-Datei auszugeben, sodass diese – nach einmaliger Hinterlegung mit den gewünschten Konten – auf Knopfdruck in Sekunden verbucht ist.

Bei Reise- und/oder Fahrtkosten erfolgt eine Erfassung, die zur automatisierten Kontierung genügt. Sobald der Mitarbeiter (mit hinterlegtem FiBu-Konto) die Kostenart (KM-Geld, Nächtigung, Fahrttickets, Bewirtung etc.) sowie Betrag und Umsatzsteuersatz erfasst, lassen sich – sofern das Erfassungsprogramm nicht automatisch kontiert – mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. Microsoft Excel) die Buchungen erzeugen. Alternativ können diese eingescannt werden, sodass durch die OCR-Auslesung bereits die meisten Daten vorhanden sind und nur mehr geprüft bzw. gegebenenfalls ergänzt werden müssen.

Über den Online-Zugang zum jeweiligen Zahlungsmittel lassen sich die Daten problemlos als csv-Datei exportieren, sodass diese entweder direkt oder über eine Excelvorlage importiert werden können.

Bei eingehenden Zahlungen über Kreditkarte oder Zahlungsdienstleister empfiehlt sich häufig die Verwendung der Bankdatenimportfunktion, um die Zuordnung und Kontierung sowie die Disagio-Verbuchung automatisch vornehmen zu lassen.

Viele Webshops verfügen über optionale Module die sowohl die Ausgangsrechnungen als auch die vom Webshop ausgelösten Zahlungen kontieren und direkt für die Buchhaltung als Standard-csv-Datei zur Verfügung stellen.

Die automatisierte bzw. digitale Buchhaltung bringt über die hohe Zeit- und Kostenersparnis hinaus noch viele weitere Vorteile:

• Tippfehler werden vermieden, sodass auch deren Suche und Korrektur entfallen.
• Durch die Aktualität der Buchhaltung können mögliche Skonti genutzt und Mahngebühren vermieden werden.
• Da der Aufwand für das Tippen entfällt, können viel mehr Informationen verarbeitet werden wie z.B. Kostenstellen, Projektkostenstellen, Kostenträger – dies ermöglicht ein viel genaueres und aussagekräftigeres Reporting.
• Steht dem Vertrieb der aktuelle Zahlungsstatus der Debitoren zur Verfügung wird vermieden, dass unabsichtlich weitere Lieferungen oder Leistungen an Kund:Innen mit Liquiditätsproblemen erfolgen.
• Die Steuerberatungskanzlei kann durch eine Zugriffsermächtigung viel rascher und genauer auf Fragen und Anliegen reagieren. Der Aufwand zur Daten- und Belegbereitstellung sowie zur Klärung von Fragen minimiert sich für den Jahresabschluss.
• Durch aktuelle, vollständige und verknüpfte Daten stehen dem Management jederzeit aussagekräftige Auswertungen und Zahlen zur Verfügung, sodass rasche und zielgerichtete Maßnahmen ermöglicht werden.
• Das Mahnwesen kann bei Zahlungsverzug rasch reagieren und Maßnahmen treffen. Dies erhöht die Chancen auf Einbringlichkeit wesentlich. Außerdem entfallen dadurch die hohen Kosten von Forderungsausfällen – diese können je nach Branche und Gewinnspanne das bis zu 50-fache des ursprünglichen Rechnungsbetrages betragen.

Erstellen Sie als ersten Schritt eine Liste Ihrer Belegarten und prüfen Sie, woher die jeweiligen Daten bzw. Belege kommen. Wählen Sie anschließend eine Belegart aus, mit der Sie starten möchten. Besonders geeignet sind hierfür die Ausgangsrechnungen, da deren Verarbeitung die Basis für die Bank-Verbuchung darstellt. Ist die Digitalisierung oder Automatisierung des ersten Belegkreises abgeschlossen, fahren Sie mit der nächsten Belegart fort.

Gerne unterstützten wir Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt – ob mit moderner Software oder langjähriger Expertise. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt und wir begleiten Sie auf dem Weg zu Ihrer modernen Buchhaltung.