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Franz Nowotny: Sie haben kürzlich einiges in Ihrer Kanzleiorganisation verändert. Was ist neu?
Alexandra Schäffer-Schlesinger: Wir haben vor wenigen Monaten die docuware eingeführt, da wir langsam von der Papierwirtschaft wegkommen wollen. In diesem Zusammenhang nutzen wir nun auch die vielen Funktionen unserer dvo-Kanzleisoftware „WT.Organizer“ viel besser. Bisher hatten wir die Kanzleiverwaltung nur für Basisfunktionen wie Betriebsdaten und Aufgabenverwaltung eingesetzt. Seit der Anbindung an docuware nutzen wir nun auch alle Exportmöglichkeiten zwischen den Programmen, richten Schnittstellen zwischen Klienten und unserer Buchhaltung ein… Wir versuchen einfach zu rationalisieren, wo es möglich ist. Um die Arbeit zu erleichtern, haben wir nun auch jeweils zwei Bildschirme pro Arbeitsplatz eingerichtet.
Das alles klingt nach einem großen Schritt in Richtung „digitale Kanzlei“. Was war der Grund dafür?
Einerseits wollten wir generell noch effizienter als bisher arbeiten. Wichtigster Auslöser für mich war aber, dass ich nicht mehr so lange nach Dokumenten suchen wollte. Wir hatten nämlich sowohl eine physische Ablage in Ordnern, parallel dazu aber auch eine digitale Ablage im Explorer. Das gesuchte Dokument konnte also entweder in einem Klientenordner, oder auf unserem Server abgelegt sein. Das war mir ein Dorn im Auge. In Zukunft ist alles in der docuware zu finden.
Hatten Sie vor dem Umstieg Bedenken?
Die Komplexität der Materie war für mich eine große Herausforderung. Nach einem zweitägigen Seminar über Kanzleiorganisation wusste ich nicht, wo ich mit der Digitalisierung anfangen sollte. Aber mit der persönlichen Beratung und Hilfe durch dvo-Mitarbeiter kamen wir gut durch diese Phase. Anstatt brachial alles auf einmal umzustellen, gehen wir jetzt schrittweise und eher nach dem Prinzip „learning by doing“ vor.
Können Sie uns ein Beispiel nennen?
Wir haben zunächst mit der Buchhaltung begonnen. Hier kommen zwar sehr, sehr viele Dokumente herein, aber nur wenige Auswertungen müssen in der DocuWare abgespeichert werden. Das war also einfach umzustellen. Als nächstes ist die Lohnverrechnung dran, hier gibt es sehr viele Auswertungen. Daher arbeiten wir an einem Konzept, das festlegt, was endgültig in Papierform bleibt und was digitalisiert abgelegt wird.
Wie kommen Ihre Mitarbeiter mit der Umstellung zurecht?
Sie waren anfangs ein wenig skeptisch. Doch sobald alles installiert war, haben sie positiv reagiert. Sie sehen, dass ihre Arbeit einfacher geworden ist, viel Abschreibarbeit fällt jetzt weg und wir können uns alle mehr um die Klienten kümmern. Es ist natürlich wichtig, dass ich ständig dranbleibe und nachfrage und dass wir auftauchende Fragen und Probleme regelmäßig besprechen – auch mit Unterstützung der dvo.
Ein Großteil Ihrer Software und Daten liegt ja auf Ihrem eigenen Server, DocuWare hingegen nutzen Sie als Online-Programm. Wie sind Ihre ersten Erfahrungen damit?
Das läuft völlig problemlos. Es macht für mich keinen Unterschied, ob eine Anwendung lokal oder per Internet läuft. Der Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass sich dvo um Wartung, Updates und die gesamte Datensicherheit im Rechenzentrum kümmert.
Welcher ist der größte Nutzen nach der Umstellung für Ihre Kanzlei?
Das ist vor allem die Zeitersparnis. Zusätzlich habe ich persönlich weniger Ärger, weil ich jetzt nicht mehr lange suchen muss. In der DocuWare kann man nicht nur nach Dokumentennamen, sondern auch nach Stichwörtern im Inhalt der Dateien suchen. Das macht die Auffindbarkeit deutlich einfacher. Die gewonnene Zeit können wir jetzt wesentlich sinnvoller investieren.
Welchen Rat würden Sie einer Kanzlei geben, die diesen Schritt noch vor sich hat?
Nicht einschüchtern lassen von der Komplexität und nicht zu theoretisch angehen, sondern einfach dort anfangen, wo es einem am sympathischsten ist. Dann kommt vieles von allein. Und unbedingt mit dem Software-Anbieter abstimmen!
Ihr Fazit?
Ich sehe die Digitalisierung gar nicht als so großes Thema, sondern eher als einen ganz normalen Fortschritt. Früher hat man Finanzamt-Bescheide sogar noch mit der Hand geschrieben, dann mit dem Computer. Und jetzt ist eben der nächste Schritt dran.
