Die Honorarnote: Fundament im erfolgreichen Forderungsmanagement

Auch in Steuerberatungskanzleien ist das Forderungsmanagement ein wichtiges Thema. In diesem Blog-Beitrag werden wir Ihnen einen Überblick zum Thema Honorarnoten im Zusammenhang mit Forderungsmanagement verschaffen – im Speziellen, worauf es in der Honorarnote ankommt, um einen fristgerechten Zahlungseingang zu erreichen.

Inhaltsverzeichnis

• Zahlungsarten und Zahlungsfristen
  • Zahlungsarten
    • Lastschriftverfahren
    • Akonto-/Vorauszahlungen
    • Honorarnoten auf Ziel
• Honorarnoten auf Ziel – die drei wichtigen Ws
  • Wann
  • Wieviel
  • Wohin

Oftmals wird das Forderungsmanagement dem Mahnwesen gleichgesetzt. Erfolgreiches Forderungsmanagement beginnt jedoch bereits bei der Vertragsgestaltung hinsichtlich Zahlungsziel und Zahlungsart sowie in den AGB bezüglich Schadenersatz (Mahnspesen und Verzugszinsen) und Konsequenzen bei Zahlungsverzug.

Das Mahnwesen ist lediglich der Versuch, den schon eingetretenen Schaden (Zahlungsverzug) so gering wie möglich zu halten – also verspätet, aber doch die Zahlung zu erhalten.

Klienten, die häufig auf Reisen sind oder auftragsbezogene, intensive Stressphasen mit wenig Zeit für administrative Tätigkeiten haben, nehmen oftmals das Angebot des Lastschriftverfahrens an. Dies ermöglicht dem Klienten eine fristgerechte Bezahlung, ohne dass er selbst aktiv werden muss, da der Honorarnotenaussteller die Bezahlung selbst bei der Bank beauftragt.

Um den Klienten diese Zahlart anbieten zu können, sind drei einfach erfüllbare Voraussetzungen erforderlich:

• einmalige Beantragung der CID (Creditor Identification) bei der Hausbank,
• ein Honorarnotenprogramm, welches diese Zahlart automatisiert unterstützt (Andruck der Pre-Notification auf der Honorarnote sowie Erstellung des Lastschrift-Datenträgers) und
• ein Bankprogramm, um die Lastschrift-Datenträger an die Hausbank zu übermitteln.

Der Honorarnotenaussteller übermittelt seine Lastschriftaufträge dabei gesammelt für alle Klienten mit dieser Zahlart an seine Hausbank, welche automatisiert die Weiterverteilung an die Banken der Klienten vornimmt.

Auch die Interessen des Klienten werden bei dieser Zahlart geschützt:

• Die Pre-Notification (Zusatztext direkt auf der Honorarnote, der automatisiert vom Honorarnotenprogramm angedruckt wird) informiert den Klienten, zu welchem Termin die Lastschrift auf seinem Konto erfolgt, damit er für die notwendige Kontodeckung Sorge tragen kann.
• Innerhalb einer Frist von 8 Wochen kann der Klient eine strittige Lastschrift ohne Kosten für ihn rückleiten lassen.

Akonto- oder Vorauszahlungen können auftragsbezogen erfolgen, daher wird die Honorarnote– basierend auf einer Kostenschätzung – vor der Leistungserbringung erstellt. Die Leistung erfolgt erst nach Zahlungseingang.

In Betracht kommt diese Zahlungsvereinbarung idR bei Klienten, bei denen bereits des Öfteren ein Zahlungsverzug zu verzeichnen war, oder für Klienten, die ihren administrativen Aufwand reduzieren und für Akontozahlungen z.B. einen Dauerauftrag einrichten möchten.

Häufigste Zahlart bei Honorarnoten ist die Überweisung durch den Klienten.

In diesem Fall ist unbedingt darauf zu achten, dass die Fälligkeit mittels einer konkret definierten Anzahl an Tagen (häufig 10, 14 oder 30 Tage) ermittelt wird. Die Anzahl an Tagen kann auf der Honorarnote angegeben werden, das tatsächliche Datum der Fälligkeit ist jedoch unbedingt anzudrucken, um beim Zahlungspflichtigen eine verbindliche Wirkung zu erzielen.

Rechnungen mit den Konditionen „sofort netto Kassa“, „fällig bei Rechnungserhalt“ oder ähnlichem wirken nicht nur sehr unverbindlich auf den Zahlungspflichtigen, sondern sind auch tatsächlich nicht fällig gestellt.

Die konkrete Angabe des Fälligkeitsdatums bewirkt auch, dass unstrittig ist, ab welchem Zeitpunkt Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnet oder weitere Inkassoschritte gesetzt werden können.

Die gewährte Anzahl an Tagen bis zur Fälligkeit sollte so gewählt werden, dass es dem Zahlungspflichtigen auch tatsächlich möglich ist, innerhalb dieses Zeitraumes zu bezahlen. Nach dem Eingang der Honorarnote sollte der Klient noch die nötige Zeit haben, um seine Rechnungsfreigabe- und Verbuchungsprozesse abzuwickeln sowie die Erfassung und Freigabe der Zahlung durchzuführen.

Ist bei einem Klienten ein Liquiditätsengpass bekannt, ist es für die fristgerechte Bezahlung der Honorarnote auch förderlich, diese nicht gleichzeitig mit anderen größeren Verbindlichkeiten (Krankenkasse, Finanzamt bzw. Mitarbeitergehälter) fällig zu stellen.

Wird eine Honorarnote auf Ziel ausgestellt, sodass der Klient den offenen Betrag überweisen muss, sollten die drei wichtigen Ws im Mittelpunkt der Designüberlegungen stehen.

Um dem Klienten jeden Stein auf dem Weg zur fristgerechten Bezahlung aus dem Weg zu räumen, muss beim ersten Blick auf die Honorarnote folgendes erkennbar sein: Wann? Wieviel? Wohin?

Oben wurde bereits darauf eingegangen, welche Überlegungen für die Ziel-Vereinbarung mit einem Klienten angestellt werden sollten.

Besonders wichtig: Achten Sie darauf, dass die Fälligkeit als Datum angedruckt wird. Es ist nicht ratsam, unverbindliche Formulierungen wie z.B. „Sofort netto Kassa“, „Bei Erhalt“ oder „10 Tage ab Ausstellungsdatum“ (wenn dann das Wort „Rechnungsdatum“ und nicht „Ausstellungsdatum“ angedruckt wird) zu verwenden, da diese auf den Zahlungspflichtigen eher unverbindlich wirken oder dazu einladen zu behaupten, die Honorarnote erst viel später erhalten zu haben als dies tatsächlich der Fall war.

Muss gemahnt werden, ist schwierig festzustellen, ab welchem Datum gemahnt werden kann oder Verzugszinsen verrechnet werden dürfen bzw. wird der Zahlungspflichtige leicht Argumente finden, um Mahnung und Spesen zu reklamieren.

Ist kein exaktes Datum feststellbar, an dem der offene Betrag dem Zahlungspflichtigen fällig gestellt wurde, ist dies auch problematisch, falls eine gerichtliche Betreibung der Forderung notwendig wird.

Unsere Empfehlung:

• Drucken Sie die Fälligkeit immer als fixes Datum an.
• Wählen Sie die Formatierung dessen so (fett, größere Schrift, Rahmen, etc.), dass das Datum auf den ersten Blick erkennbar ist.

Im stressigen Alltag eines Unternehmers kann es schon vorkommen, dass die Zahlungen schnell erledigt werden müssen – schnell ist ein Fehler passiert und man überweist anstatt des tatsächlichen Gesamtbetrages Seiten-/Zwischensummen, Netto- oder Steuerbetrag.

Entsprechend überrascht oder sogar verärgert kann dann der Zahlungspflichtige beim Mahnungserhalt sein, da er der Überzeugung ist, die Honorarnote bereits beglichen zu haben.

Unsere Empfehlung:

• Um solche Missverständnisse möglichst zu vermeiden, sollten Zwischen-/Seitensummen, Steuer- und Nettobetrag in unauffälliger bzw. gleicher Formatierung wie die Honorarnotenpositionen gehalten werden.
• Die Gesamtsumme hingegen sollte – idealerweise ebenso wie das Fälligkeitsdatum – auffällig hervorgehoben werden.

Der dritte wesentliche Punkt, um zeitgerecht das Honorar am Konto zu haben, sind IBAN und BIC des Empfängerkontos. Da der IBAN sehr viele Stellen umfasst und der BIC sowohl den Buchstaben O als auch die Zahl 0 enthalten kann, sollte großes Augenmerk auf den Andruck der Bankverbindung gelegt werden.

Verwendet der Klient handschriftlich ausgefüllte Zahlscheine, reicht schon eine falsche Zahl/ein falscher Buchstabe beim Abschreiben des IBAN und wieder hält der Zahlungspflichtige die Honorarnote für erledigt, obwohl beim Empfänger kein Geldeingang zu verzeichnen war.

Unsere Empfehlung:

• Verwenden Sie eine Schriftart, die den Buchstaben O gegenüber der Zahl 0 gut unterscheidbar macht (sofern eines der Zeichen in Ihrem BIC enthalten ist).
• Formatieren Sie IBAN und BIC möglichst gleich auffällig wie Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum.
• Erleichtern Sie die Lesbarkeit des IBAN, indem Sie diesen in Vierergruppen unterteilt andrucken.